De leidster is de enige die in het leerling dossier werkt. Wanneer er sprake is van meerdere leidsters, krijgen ieder toegang tot de gegevens van die groep. Op basis van de observaties kunnen zij goed afstemmen hoe hun aanpak eruit gaat zien. Heeft een leidster meerdere groepen, dan wordt zij aan al die groepen gekoppeld.

De begeleiders kunnen meekijken in de dossiers. Zij kunnen er geen veranderingen in aanbrengen en kunnen dus geen dossiers bewerken zoals de leidsters. De begeleider kan wel per mail reageren op de observaties.

De directie kan meekijken in de dossiers. Voor de directies zijn met name de rapportages op groepsniveau en op het niveau van de totale speelzaal en kinderdagverblijf van belang. Zij kunnen de dossiers niet bewerken en hebben geen mailfunctie. Het gaat alleen om de inzage in de gegevens.

Per speelzaal wordt een beheerder benoemd. Die kan gedurende het schooljaar wijzigingen doorvoeren in de groepen, de kinderen en de gebruikers. De beheerder heeft verder geen toegang tot het kind dossiers.